Kunderne booker, når du har fri

Klokken er 22.40 på en tirsdag. Salonen lukkede klokken 18, og telefonen ligger på køkkenbordet. Ude i en anden stue sidder en kunde med mobilen og booker en klipning på fredag klokken 14. Du ser det først næste morgen, hvor tiden allerede står i kalenderen.

Det er hele pointen med onlinebooking. Bookingen kommer ind, mens du har fri, og den kræver ingenting af dig.

Kunder booker, når de selv har tid

Tænk på, hvornår en kunde egentlig har hånden fri. Det er sjældent klokken 11 om formiddagen, hvor hun selv er på arbejde. Det er om aftenen, når børnene er lagt i seng. Det er søndag formiddag over kaffen. Det er i toget hjem.

Præcis de tidspunkter er også dem, hvor din salon har lukket, og hvor der ikke er nogen til at tage telefonen. Derfor flytter en del af bookingerne sig til aftener og weekender, så snart kunderne kan booke selv. Hvor stor en del afhænger helt af din salon og dine kunder. Det bedste, du kan gøre, er at kigge i din egen kalender efter et par måneder og regne efter med dine egne tal. Mønstret er det interessante, ikke et tal, nogen har fundet på.

Forskellen mellem en telefonsvarer og en fyldt dag

Uden onlinebooking bliver aftenens henvendelser til beskeder. Fire opkald på telefonsvareren. To sms’er. En besked på Facebook, som du opdager tre dage senere. Om morgenen står du med kaffen i den ene hånd og telefonen i den anden og skal ringe tilbage til folk, der nu selv er på arbejde og ikke tager den.

Med onlinebooking vågner du i stedet til en kalender, hvor tiderne allerede står. Ingen tilbagekald. Ingen “jeg prøver igen i frokostpausen”. Kunden fik svar med det samme klokken 22.40, og hun fik den tid, hun ville have.

Der er også en stille gevinst i det. En kunde, der ikke kan booke i det øjeblik, hun kommer i tanke om det, glemmer det tit igen. Eller hun finder en salon, hvor knappen er der.

Her kan aftentimerne godt give rod

Onlinebooking uden regler kan give ubehagelige overraskelser. Den klassiske er bookingen, der kommer klokken 23 til klokken 8 næste morgen, hvor du hverken når at se den eller at forberede dig.

Det er ikke systemets skyld. Det er en indstilling, der mangler. Der er tre spørgsmål, du skal svare på, og de tager fem minutter.

Hvor lang tid før skal en tid kunne bookes?

Det handler om, hvor tæt på nu en kunde må lægge en booking. Nogle saloner sætter to timer. Andre sætter et helt døgn.

Tommelfingerreglen: sæt varslet så langt frem, at du reelt når at opdage bookingen. Hvis du først åbner kalenderen, når du møder ind, så nytter to timers varsel ikke noget. Så skal en booking komme senest aftenen før.

Tænk også på forberedelse. En klipning kan du tage, som den kommer. En farve, hvor du skal blande, eller en behandling, hvor der skal stå noget klar, kræver mere luft. Det er helt i orden at have forskelligt varsel på forskellige ydelser.

Hvornår skal en tid lukkes?

Den anden vej handler om, hvor sent en ledig tid stadig skal vises som ledig. Hvis en tid klokken 9 stadig kan bookes klokken 8.55, kan du stå med en kunde i døren, du ikke vidste kom.

Luk hellere tiden i god tid før start. Det er den samme slags indstilling som ovenfor, men det hjælper at tænke på den som to ting: hvornår må kunden begynde at booke, og hvornår er det for sent.

Bookingen klokken 23 til klokken 8

Sætter du et varsel, der passer til, hvornår du faktisk tjekker kalenderen, så kan bookingen slet ikke oprettes. Kunden får i stedet den næste tid, der er realistisk, for eksempel klokken 11. Hun bliver ikke afvist. Hun får bare et andet forslag, mens hun sidder der med mobilen.

Skal du alligevel kunne tage en tidlig tid ind, så lad det være en aktiv beslutning i stedet for en automatisk. Du kan altid selv lægge bookingen i kalenderen om morgenen, hvis du opdager beskeden og har lyst.

Og husk påmindelserne. En automatisk SMS eller e-mail dagen før betyder, at en tid, der blev booket en aften for fire uger siden, heller ikke bliver glemt af kunden.

Sæt reglerne op, når du har ro

Brug en aften på det, hvor du ikke har en kunde i stolen. Gå listen igennem:

• Hvor lang tid før skal en almindelig tid kunne bookes?
• Er der ydelser, der kræver længere varsel?
• Hvor sent må en tid stadig bookes op til start?
• Hvornår tjekker du faktisk kalenderen om morgenen?
• Skal nye kunder eller lange behandlinger betale et depositum, før tiden er sikret?

Depositum er værd at overveje netop ved aftenbookinger, hvor du ikke har talt med kunden. Du bestemmer selv reglen. Kunden ser beløbet og din egen besked om, hvordan der betales, og du markerer selv i systemet, når pengene er kommet.

Kør så tre til fire uger, og kig på kalenderen igen. Kom der noget ind, du ikke nåede at forberede? Så skru varslet op. Stod der tomme tider, som en kunde gerne ville have haft? Så skru det ned. Sådan finder man sin indstilling: ved at rette lidt til, ikke ved at gætte rigtigt første gang.

Til sidst

NordBooq er bygget til den slags hverdag. Du sætter selv varsel og lukketid, kalenderen har en kolonne pr. medarbejder, vagtplanen holder styr på ferie og sygdom, og påmindelserne sendes af sig selv. Så må bookingerne gerne komme klokken 23, uden at du behøver at være vågen.