Danmarks første bookingsystem med en AI-telefonassistent

Telefonen ringer, mens du har fingrene i håret

Klokken er halv elleve. Du står med farve i handskerne. Telefonen ringer. Kunden i stolen kigger op. Du kan tage den og afbryde arbejdet, eller du kan lade den ringe og håbe, at der bliver lagt en besked. De fleste vælger det sidste. Og en del af dem, der ringer, ringer aldrig igen. De ringer til den næste salon i stedet.

Sådan har det været i alle de år, telefonen har hængt på væggen i en salon. Nu findes der en anden mulighed. NordBooq er det første bookingsystem i Danmark med en indbygget AI-telefonassistent.

Hvad er en AI-telefonassistent

En AI-telefonassistent er en stemme, der tager telefonen for dig. Den taler dansk. Den lytter til, hvad kunden siger, og svarer med almindelige sætninger. Kunden skal ikke trykke 1 for ny tid og 2 for aflysning. Kunden siger bare: “Jeg vil gerne have klippet på torsdag om eftermiddagen.”

Assistenten slår op i din kalender, mens de taler sammen. Den finder en ledig tid hos den medarbejder, der kan lave netop den behandling. Den foreslår tiden. Siger kunden ja, bliver tiden lagt ind i kalenderen med det samme, og kunden får en SMS med bekræftelsen. Samtalen tager typisk under et minut.

Det vigtige er ikke stemmen. Det vigtige er, at stemmen er koblet direkte på den kalender, du selv arbejder i hver dag.

Det er ikke en telefonsvarer

En telefonsvarer optager en besked. Den ved ingenting om din kalender. Beskeden ligger og venter, til du har tid, og så skal du ringe tilbage. Kunden skal tage telefonen, når du ringer, og det gør de tit ikke, fordi de også er på arbejde. Så ringer du igen. Sådan kan der gå halvandet døgn, før en tid er booket, og imens er kunden måske gået et andet sted hen.

En AI-telefonassistent afslutter opgaven under selve opkaldet. Der er ingen besked at vende tilbage til, fordi tiden allerede står i kalenderen, når kunden lægger på.

Det er heller ikke et callcenter

Et callcenter er mennesker, der sidder et andet sted og tager telefonen for dig. Det virker, og for nogle salonner er det den rigtige løsning. Men det koster pr. opkald eller pr. time, det er sjældent åbent om natten, og personen i den anden ende kender ikke din salon. De skal arbejde i en kalender, de ikke selv bruger, og de kan let tage fejl af, hvem der laver hvad.

AI-assistenten sidder i det samme system som kalenderen. Den er der klokken 22 om aftenen og søndag formiddag. Den bliver ikke træt, og den bliver ikke kort for hovedet ved den fjerde kunde i træk, der ikke kan bestemme sig.

Hvorfor er det svært at bygge

Det lyder enkelt: tag telefonen, book en tid. Tre ting gør det svært.

For det første sproget. Dansk bliver talt på mange måder, og folk taler ikke i hele sætninger i telefonen. “Øh, jeg tænkte på, om der var noget i næste uge, altså sidst på ugen helst.” Det skal assistenten forstå, og den skal forstå det, mens der kører en føntørrer i baggrunden.

For det andet kalenderen. Assistenten skal kende den rigtige kalender. Ikke en kopi, ikke noget der bliver opdateret en gang i timen. Den skal vide, at Maria holder ferie i uge 29, at der er sat 90 minutter af til den behandling, og at Jonas ikke laver farve. Det kræver, at assistenten er bygget ind i bookingsystemet og ikke sat ovenpå udefra.

For det tredje dobbeltbooking. Mens assistenten taler med en kunde, kan der komme en booking ind fra salonens bookingside, og du kan selv sidde og skrive en tid ind i kalenderen. Systemet skal holde styr på, at den tid, assistenten er ved at give væk, stadig er ledig i det sekund, den bliver bekræftet. Den slags detalje ser kunderne aldrig, men den er hele forskellen på et system, der virker, og et rod, du skal rydde op i.

Hvad den ikke kan

Assistenten er et tilvalg. Den følger ikke automatisk med, og den koster penge oveni. Du kan bruge NordBooq helt uden den.

Den kan heller ikke alt. Den er god til det, der har en fast form: booke en tid, flytte en tid, aflyse, sige hvad noget koster, sige hvornår I har åbent. Falder samtalen uden for det, stiller den om til et menneske. En kunde, der er ked af sin farve, skal tale med dig og ikke med en maskine. En kunde, der spørger om noget, der ligner et sundhedsspørgsmål, skal have et rigtigt svar fra en, der ved det. Sådan skal det være.

Den erstatter ikke dig. Den tager de opkald, du alligevel ikke kunne nå.

Hvad betyder det i din hverdag

Prøv at tælle efter i en uge, hvor mange opkald du ikke når. Det tal er dit eget, og det svinger meget fra salon til salon. En enmandssalon med lange behandlinger mister flere opkald end en salon med fem stole og en i receptionen. Effekten afhænger helt af, hvordan din dag ser ud.

Regn derefter på, hvad en enkelt tid er værd hos dig, og hvor mange af de mistede opkald der realistisk kunne være blevet til en booking. Så ved du, om det giver mening for netop din forretning. Det er den eneste udregning, der duer.

Hvis du vil prøve

AI-telefonassistenten er en del af NordBooq, og du kan slå den til, når du har lyst, eller lade være. Resten af systemet står på egne ben: din egen bookingside, kalender med en kolonne pr. medarbejder, vagtplan, påmindelser på SMS og e-mail og et kundekartotek med historik. Vil du høre, hvordan assistenten lyder, så sig til, så ringer vi dig op.