Fra kalenderbog til bookingsystem: sådan flytter du din salon uden at tabe en tid

Den første uge i december er nok det dårligste tidspunkt at skifte bookingsystem på. Alligevel er det tit der, det sker. Bogen er ved at være fyldt, det nye år står for døren, og så tænker man, at nu kan det lige så godt være nu.

Så står en kunde i døren til en tid, der ikke findes i det nye system. Telefonen ringer midt i en farve. Og resten af dagen går med at rette op på noget, der kunne være undgået.

Selve flytningen er ikke svær. Den er bare nem at lave på et dårligt tidspunkt og med for lidt forberedelse. Her er den rækkefølge, der plejer at holde.

Vælg tidspunktet, før du vælger systemet

Kig i din egen bog. Find en periode, hvor de kommende fire uger er tyndest. For mange saloner er det sidst i januar eller i februar. Undgå december, undgå ugerne før sommerferien, og undgå den uge, hvor en medarbejder er væk.

Du skal bruge to rolige formiddage. Ikke to hele dage. Bare to formiddage, hvor du kan sidde uforstyrret med bogen og en skærm.

Sæt en skæringsdato

Beslut én dato. Fra den dato og frem ligger alle tider i det nye system. Alt før den dato bliver i bogen og bliver aldrig tastet ind.

Skriv datoen på forsiden af bogen med tusch. Sig den højt til alle i salonen. Den regel er hele forskellen på en rolig overgang og to systemer, der langsomt kommer til at modsige hinanden.

Tast kun det, der ligger foran dig

Du skal ikke taste et helt års historik ind. Du skal taste de bookinger ind, der endnu ikke er afholdt. Det er typisk fire til otte uger frem.

Gør det med to personer: en læser op fra bogen, en taster. Sæt et flueben i bogen ved hver tid, der er flyttet over. Når en dag er færdig, så tæl. Fem streger i bogen skal give fem tider i systemet. Den optælling fanger næsten alle fejl, mens de stadig er billige.

Har du kunder, der har bestilt tid langt ude i fremtiden, for eksempel til et bryllup, så tast dem ind først. Det er dem, der gør mest ondt at miste.

Kundernes oplysninger og GDPR

Du må gerne tage dine kunders navne, telefonnumre og mails med over. Det er dine egne kundeoplysninger, og du er allerede ansvarlig for dem. Men gør det ordentligt:

Tag kun det, du bruger til at drive salonen. Navn, telefon, mail og historik på behandlinger. Ikke hele din private kontaktliste.

Skriv kort ned, hvorfor du har oplysningerne, og hvor længe du gemmer dem. Det behøver ikke være et jurdisk dokument. En halv side er nok, og den skal kunne findes frem, hvis en kunde spørger.

Vær ekstra omhyggelig med det følsomme. Journalnoter, oplysninger om helbred og billeder af kunder kræver samtykke og strammere styr. Har du den slags, så sørg for, at samtykket ligger sammen med kunden i systemet, ikke i en mappe under disken.

Tjek, hvor data ligger. Hos NordBooq ligger de i EU.

Ryd op bagefter. Når flytningen er slut, skal kundelisten ikke også ligge i et regneark i din mappe med hentede filer eller på en privat telefon. Slet kopierne.

Er du i tvivl om noget konkret, så spørg din brancheforening. Det her er en praktisk guide, ikke juridisk rådgivning.

Fortæl kunderne det, før de opdager det selv

Kunderne skal ikke gætte. Sig det tre steder: et skilt ved kassen, en sætning når du afslutter en behandling, og en besked når den første bekræftelse ryger ud.

Sig det, der betyder noget for dem. At de nu kan booke om aftenen. At de får en påmindelse dagen før. At beskeden kommer fra et nyt afsender­navn, så de ikke tror, det er spam.

Skal du indføre depositum, så vent. Lav ikke to forandringer på én uge. Kør systemet ind først, og tag depositum bagefter, når du har ro til at forklare reglen.

Behold papiret et stykke tid

Smid ikke bogen ud. Behold den, til den sidste tid, der er skrevet i den, er afholdt. Sæt en elastik om den og skriv “kun til opslag” på forsiden, så ingen kommer til at skrive en ny tid ind i den.

De første to uger kan du printe dagens plan om morgenen. Ikke fordi systemet går ned, men fordi det giver ro at have papiret liggende, mens hænderne stadig leder efter det.

De fejl, der koster mest

De fleste problemer i en flytning kommer fra fire ting:

Åbningstider og pauser er ikke sat op, før den første onlinebooking kommer ind. Så bookes der frokost væk.

Behandlingstiderne er sat for korte. Husk oprydning og den tid, hvor kunden faktisk stadig sidder i stolen.

Ferie og fridage er ikke lagt ind i vagtplanen. Så bookes der en tid til en, der er i Spanien.

Alle deler ét login. Så kan man ikke se, hvem der har flyttet hvad, og alle kan se alt.

Ugen efter

Sammenlign bog og system hver morgen de første to uger. Spørg dine medarbejdere, hvad der irriterer dem, og ret det med det samme. Tænd resten af funktionerne én ad gangen: først onlinebooking og påmindelser, så det andet.

Når du er landet, kan du kigge på det, der først giver mening bagefter: statistik, provision, journalnoter og en AI-telefonassistent, der tager opkaldet, finder en ledig tid og sender en SMS-bekræftelse, mens du klipper.

Vil du have et par øjne på din egen flytning, så skriv til os. Vi har set den gå både let og hårdt, og vi kender som regel forskellen på forhånd.