Telefonsvarer, receptionist eller AI: tre måder at tage telefonen på
Klokken er halv ti om formiddagen. Du står med farve i hænderne, og telefonen ringer. Du kan ikke tage den. Ti minutter senere ringer den igen. Det er sandsynligvis en, der vil bestille tid. Måske ringer hun videre til den næste salon på listen.
Sådan er hverdagen i de fleste små forretninger. Spørgsmålet er ikke, om du skal gøre noget ved telefonen. Spørgsmålet er, hvad du vælger. Der er tre almindelige svar: en telefonsvarer, et menneske i receptionen, eller en AI, der tager opkaldet. Her er de tre med både fordele og ulemper.
Telefonsvareren
Telefonsvareren er den billigste løsning, og den er der allerede. Du indtaler en besked, og kunden lægger en besked tilbage.
Fordele: den koster stort set ingenting. Den er nem at sætte op. Du bestemmer selv, hvad der bliver sagt, og du kan ændre det på et minut, hvis du holder ferie.
Ulemper: telefonsvareren booker ikke noget. Den flytter bare arbejdet hen på et andet tidspunkt, nemlig dit. Efter lukketid sidder du med en række beskeder, du skal ringe tilbage på. Nogle af dem tager du ikke fat i før dagen efter, og så er kunden gået videre. Mange lægger heller ikke en besked overhovedet. De lægger på.
Hvad koster den i tid: opkaldene forsvinder ikke, de bliver til tilbagekald. Læg mærke til, hvor lang tid du bruger på dem i en uge. Det er den rigtige pris.
Hvem passer den til: dig med én stol, som har en god onlinebookingside, og som bruger telefonsvareren til at sige “book selv online, jeg ringer tilbage efter klokken 17”. Så bliver telefonsvareren en henvisning i stedet for en bunke arbejde.
Receptionisten
Et menneske i receptionen er stadig det bedste, hvis økonomien kan bære det. En receptionist tager telefonen, tager imod gæster, sælger produkter, holder styr på kalenderen og kan mærke, når en kunde er utilfreds.
Fordele: kunden taler med et menneske, der kan tage stilling. Svære opkald, klager, ombookinger af hele dage og alt det, der ikke ligner en normal tid, bliver løst med det samme. Receptionisten laver også alt det andet, en telefon ikke kan: kaffe, oprydning, opfølgning på kunder, der ikke har været der længe.
Ulemper: det er den dyreste af de tre. En løn er en løn, også de dage hvor telefonen næsten ikke ringer. Dertil kommer ferie, sygdom og oplæring. Og receptionen er ikke bemandet døgnet rundt. Opkaldet klokken 21 en søndag ryger stadig på svareren.
Hvad koster den i penge: regn efter med dine egne tal. Tag timelønnen med alle tillæg, gang med de timer, du reelt har brug for, og hold det op mod hvor mange bookinger receptionen skal skaffe for at betale sig selv. For nogle er det tydeligt givende. For andre er det tydeligt ikke.
Hvem passer den til: klinikken eller salonen med flere behandlere, mange gæster i venteområdet og et højt gennemsnit pr. behandling. Når der alligevel skal stå nogen ved skranken, er telefonen næsten gratis oveni.
AI-telefonassistenten
Den tredje mulighed er ny. En AI tager opkaldet, taler dansk med kunden, finder en ledig tid i kalenderen, booker den og sender en SMS-bekræftelse. Kunden behøver ikke lægge en besked, og du behøver ikke ringe tilbage. NordBooq er det første bookingsystem i Danmark med en indbygget AI-telefonassistent, og den er valgfri.
Fordele: den tager telefonen hver gang, også klokken 21 om søndagen og midt i en farve. Den holder ikke ferie. Den koster det samme, uanset om der kommer to opkald eller tredive. Og den booker rigtigt i den kalender, du bruger i forvejen, så du ikke får dobbeltbookinger.
Ulemper: det er ikke et menneske, og nogle kunder vil hellere tale med et menneske. Den er god til det almindelige, altså at bestille, flytte og aflyse en tid. Den er ikke den rette til en klage, en svær samtale eller et spørgsmål om noget, der kræver din faglige vurdering. Der skal stadig være en vej videre til dig. Og den er kun så god som din kalender: hvis vagtplanen ikke er opdateret, booker den ind i huller, der ikke findes.
Hvad koster den i tid: mest i starten. Du skal sætte den op, så den kender dine behandlinger, din tid pr. behandling og dine regler. Derefter er det vedligehold, ikke arbejde.
Hvem passer den til: dig, der mister opkald, fordi du står med hænderne fulde. Dig med aftenopkald. Dig, der har prøvet at have en receptionist på deltid og fandt ud af, at telefonen ringer på de forkerte tidspunkter.
Det er ikke enten eller
De tre udelukker ikke hinanden. En klinik kan have en receptionist i åbningstiden og en AI, der tager de opkald, receptionen ikke når, plus dem der kommer om aftenen. En lille salon kan have onlinebooking som hovedvej, AI som telefonsvar og sig selv som bagstopper. Det vigtige er, at ingen opkald ender som ingenting.
Hvornår giver hver af dem mening
| Din situation | Det giver mening at vælge |
|---|---|
| Én stol, få opkald, du har en god onlinebookingside | Telefonsvarer, der henviser til onlinebooking |
| To til tre stole, telefonen ringer mens du arbejder | AI-telefonassistent |
| Mange opkald efter lukketid og i weekenden | AI-telefonassistent |
| Fuld venteliste, gæster i receptionen hele dagen, høj pris pr. behandling | Receptionist |
| Klinik med flere behandlere og svære samtaler | Receptionist i åbningstiden, AI udenfor |
| Du har lige åbnet og skal holde udgifterne nede | Onlinebooking plus telefonsvarer, tag AI når opkaldene stiger |
Kig på din egen telefon i en uge, før du beslutter noget. Notér hvor mange opkald du ikke nåede, og hvornår de kom. Det svar, tallene giver, er bedre end alt, hvad nogen kan sælge dig.
Vil du se, hvordan AI-telefonassistenten opfører sig på dine egne behandlinger og din egen kalender, så kan du prøve den i NordBooq. Den er valgfri, og du kan slå den fra igen.