Sådan vælger du bookingsystem til din salon

Du sidder med tre faner åbne på telefonen. Tre bookingsystemer, tre priser, tre sider der alle lover, at det er nemt. Sælgeren fra det ene har ringet to gange. Du har ti minutter, før næste kunde kommer ind ad døren.

Det er en dårlig situation at træffe et valg i. Et bookingsystem er ikke et abonnement, du bare skifter ud igen. Det er der, dine kunder ligger, dine tider ligger og din historik ligger. Skifter du om et år, skal det hele med over.

Derfor: stil de samme syv spørgsmål til alle, du taler med. Skriv svarene ned. Og hør efter, om du får et svar eller en reklame.

1. Hvor ligger mine data, og hvem kan se dem?

Spørg, hvilket land serverne står i. Spørg, om data bliver behandlet inden for EU. Og spørg, hvem hos leverandøren der kan åbne dit kundekartotek.

Det er ikke et teknisk spørgsmål. Du har navne, telefonnumre, noter om allergier og måske billeder af før og efter. Nogle af de oplysninger er følsomme. Du er den, der har ansvaret over for kunden, uanset hvem der leverer softwaren.

Bed om at få det på skrift. En databehandleraftale skal du have alligevel.

2. Kan jeg få mine data ud igen?

Det her spørgsmål afslører mere end noget andet. Bed om at få vist, hvordan man trækker sine kunder og sine bookinger ud, mens du sidder der. Ikke en forklaring. En knap.

Hvis svaret er “det hjælper vores support med”, så spørg, hvad det koster, og hvor lang tid det tager. Hvis svaret er “det kan man ikke”, så ved du, hvad du har med at gøre.

En almindelig fil med kunder, telefonnumre og datoer er nok. Du skal bare kunne komme videre uden at tigge.

3. Hvad koster det i alt, og hvad koster en medarbejder mere?

Listeprisen er sjældent prisen. Spørg konkret:

Betaler jeg pr. medarbejder eller pr. salon? Hvad koster den fjerde stol, hvis jeg ansætter en til? Koster SMS’er ekstra, og hvad koster de pr. stk.? Er der oprettelse? Koster support penge?

Regn så efter med dine egne tal. Tag antallet af medarbejdere, du har om et år, ikke i dag. Mange saloner opdager først prisen på vækst, når de vokser.

4. Hvor lang er bindingen?

Spørg, hvor lang opsigelsen er, og om du binder dig for et år. Spørg, om prisen kan stige i bindingsperioden. Spørg, hvad der sker med din bookingside, den dag du siger op.

Et system, der er godt, behøver ikke låse dig inde. Hvis leverandøren helst vil tale om rabatten ved at binde sig i to år, så spørg hvorfor.

5. Hvem svarer, når noget går galt, og på hvilket sprog?

En fredag kl. 15 går der noget i stykker. Kalenderen viser ikke dine tider. Hvem ringer du til?

Spørg, om der er support på dansk. Spørg, om det er mennesker eller en chatbot, og hvornår de har åbent. Spørg, hvor lang svartid de lover. Og prøv det af: skriv til supporten, før du køber. Svarer de hurtigt, når du er kunde, der skal købe, siger det noget om, hvordan de arbejder. Svarer de langsomt allerede der, siger det endnu mere.

6. Kan mine kunder booke uden at oprette en konto?

Prøv selv at booke en tid på leverandørens demoside. Tag tid på det. Tæl klikkene.

Hvis kunden skal oprette en konto, vælge et kodeord og bekræfte en mail, før hun kan få en tid til på lørdag, så mister du nogle af dem undervejs. Særligt dem, der booker fra sengen kl. 23. Navn, telefonnummer og en bekræftelse bør være nok.

Kig også på, hvordan siden ser ud på en telefon. Det er der, dine kunder er.

7. Hvad gør systemet ved udeblivelser og aflysninger?

Spørg, om der sendes påmindelser automatisk, og på hvilken kanal. SMS, e-mail eller begge dele. Spørg, hvor mange timer før, og om du selv kan bestemme teksten.

Spørg også, hvordan systemet håndterer depositum, hvis du overvejer det. Her er der stor forskel på leverandørerne. Nogle steder går pengene gennem leverandøren, og så skal du kende gebyret og vide, hvornår du får dem. Andre steder sætter du selv reglen og beløbet, kunden får din egen betalingsbesked, og du markerer selv i systemet, når pengene er kommet. Begge dele kan fungere. Du skal bare vide, hvilken af delene du køber.

Hvor meget det flytter på dine udeblivelser, afhænger af din salon og dine kunder. Det kan ingen leverandør love dig.

To ting mere, før du skriver under

Prøv systemet med din egen uge. Ikke demodata. Læg tre rigtige dage ind, med den medarbejder der har fri om onsdagen, og den kunde der altid skal have dobbelt tid. Systemer, der ser pæne ud i en demo, kan godt være besværlige, når virkeligheden kommer ind.

Og spørg, hvad systemet ikke kan. En leverandør, der siger “alt”, har enten ikke forstået spørgsmålet eller håber, du ikke opdager det, før du har betalt.

Hvis du vil se, hvordan vi svarer

NordBooq er bygget til danske saloner og klinikker. Data ligger i EU, supporten er på dansk, og dine kunder booker uden at oprette en konto. Stil os gerne alle syv spørgsmål, og stil dem til dem, vi konkurrerer med. Det er sådan, du finder ud af, hvem der svarer ordentligt.