Gratis bokningssystem: vad kostar det egentligen?

“Gratis bokningssystem” är något av det mest sökta när en salong ska välja system, och det är helt begripligt. En ny salong har många utgifter, och ett system som kostar noll kronor låter som ett enkelt val. Ibland är det också rätt val.

Men “gratis” betyder sällan noll kronor om året. Pengarna måste komma någonstans ifrån, och när de inte kommer från abonnemanget kommer de från något annat: sms:en, betalningarna, en provision eller de funktioner som ligger i det betalda paketet. Den här guiden går igenom var notan brukar dyka upp, och vad du ska kontrollera innan du väljer.

Vi gör själva ett bokningssystem som inte är gratis. Därför har vi försökt hålla oss till hur kostnaderna fungerar, så att du själv kan räkna på dem med dina egna siffror.

Hur kan ett bokningssystem vara gratis?

Ett bokningssystem kostar pengar att driva: servrar, sms-leverantörer, support och utveckling. När abonnemanget är gratis tjänar leverantören oftast pengar på något av följande sätt:

• Ett betalt paket vid sidan av. Det gratis paketet är en ingång, och de funktioner som många salonger behöver ligger i det betalda.
• Betalning per sms. Påminnelser är något av det som används mest, och varje meddelande kan kosta.
• Avgifter på betalningar. Tar du emot betalning via systemet betalar du en procentsats och ett fast belopp per transaktion.
• Provision på nya kunder. System med en marknadsplats tar ofta en del av den första bokningen från en kund som hittade dig där.

Inget av detta är dolt eller fel. Det är affärsmodeller. Men de betyder att du behöver räkna på dina egna siffror i stället för att titta på ordet “gratis”.

Fem ställen där notan dyker upp i ett gratis bokningssystem

1. Sms-påminnelser

Påminnelser är det mest effektiva verktyget mot uteblivna besök, och hos många kostar de per meddelande. Priset varierar mycket mellan leverantörerna. Vissa tar ett fast styckpris för varje sms, vissa ger ett visst antal gratis sms i månaden och tar betalt för resten, och andra har påminnelserna med i priset, ibland i alla paket och ibland bara i ett dyrare paket.

Därför är styckpriset en av de första sakerna du ska titta på. Det låter som småpengar, men det är just sådana belopp som växer när de multipliceras med varje bokning.

Räkna själv: har du 300 bokningar i månaden och skickar ett sms per bokning, blir det 3 600 sms om året. Multiplicera det med styckpriset, så ser du vad skillnaden blir mellan ett system som har påminnelserna med i priset och ett som tar betalt per sms. Skickar du både en bekräftelse och en påminnelse per bokning blir antalet dubbelt så stort.

2. Onlinebetalning och deposition

Många gratis paket har ingen onlinebetalning, eller så kostar den en avgift per transaktion. Ibland ingår onlinebetalning och deposition bara i de betalda paketen. När betalningen går via systemet brukar avgiften bestå av en procentsats av beloppet plus ett fast belopp per betalning. Det är helt normalt för kortbetalningar, men det ska med i kalkylen om du vill ta deposition eller låta kunderna betala i förväg.

Fråga också när pengarna når ditt konto och om det tillkommer avgifter för återbetalningar. Tar du deposition på många bokningar blir även små avgifter en märkbar post över ett år.

3. Provision på nya kunder

System med en marknadsplats, där kunder letar efter en salong och bokar direkt, tar ofta en provision på den första bokningen från en ny kund som hittar dig den vägen. Ibland finns det också ett minimibelopp per sådan bokning, och ibland tillkommer en månadsavgift ovanpå. Kontrollera om bokningar via din egen länk och från dina stamkunder också omfattas, eller om provisionen bara gäller kunder från marknadsplatsen.

Får du många nya kunder den vägen kan det vara värt pengarna. Men det är en kostnad som växer med din framgång, och den behöver du känna till innan du börjar.

4. Funktionerna i det betalda paketet

Titta på vad det gratis paketet inte har. Väntelista, presentkort, klippkort, kampanjer och fler medarbetare ligger ofta i ett betalt paket. Ibland ingår även gratis sms-påminnelser bara där. Och betalda paket prissätts ofta per medarbetare och månad, så priset växer med ditt team.

Det är inget problem om du inte behöver de funktionerna. Men växer du ur det gratis paketet efter tre månader, är det det betalda priset du ska jämföra med, och det priset för ditt eget team.

5. Dina data och vägen ut

Den största kostnaden med ett bokningssystem är sällan abonnemanget. Det är besväret med att flytta om du en dag vill byta. Dina kunder, deras historik och dina framtida bokningar ligger i systemet. Fråga därför innan du börjar:

• Kan jag själv exportera kunder och bokningar, och i vilket format?
• Var lagras uppgifterna, och är de inom EU?
• Finns det bindningstid, och hur lång är uppsägningstiden?

Så räknar du på det

Ta en vanlig månad och skriv ner tre siffror: antal medarbetare, antal bokningar och antal sms. Multiplicera dem med varje systems priser för just ditt paket, och lägg till betalningsavgifter och provision om du tänker använda dem. Då har du en siffra som går att jämföra. Ofta är skillnaden mellan “gratis” och “billigt” mindre än man tror, och ibland vänder den.

Var passar NordBooq in?

NordBooq är inte gratis. Basis kostar 59 DKK (ca. 87 kr) per medarbetare i månaden vid årsbetalning, eller 78,99 DKK (ca. 117 kr) vid månadsbetalning utan bindningstid, och varje sms kostar 0,49 DKK (ca. 0,72 kr). Mejl är gratis. Det finns ingen startavgift, ingen provision och ingen marknadsplats som tar en del av dina kunder.

Har du ett team är Team ofta billigare i längden: 119 DKK (ca. 176 kr) per medarbetare i månaden vid årsbetalning, med påminnelse-sms:en inkluderade. En salong med tre medarbetare betalar 357 DKK (ca. 527 kr) i månaden vid årsbetalning. Alla priser är exkl. moms.

Vi har valt ett lågt, fast pris i stället för ett gratis paket, eftersom vi hellre säger vad det kostar i förväg. Om det är rätt för dig beror på dina siffror.

Checklista innan du väljer

1. Vad kostar ett sms, och ingår påminnelserna?
2. Vad kostar onlinebetalning och deposition per transaktion?
3. Tar systemet provision på nya kunder?
4. Vilka funktioner kräver ett betalt paket, och vad kostar det för ditt team?
5. Kan du själv exportera dina data, och lagras de inom EU?
6. Finns det bindningstid, och hur lång är uppsägningstiden?

Priser och villkor ändras. Kontrollera alltid det aktuella priset hos leverantören innan du bestämmer dig.

Se hur NordBooq används som bokningssystem för frisörer, bokningssystem för nagelsalonger och bokningssystem för massörer, eller se alla priser för NordBooq.