SMS-Erinnerungen, die Ihre Stühle füllen
Bestätigungen, Erinnerungen, Verschiebungen und Absagen gehen automatisch per SMS und E-Mail raus. Sie bestimmen den Zeitpunkt und die Worte.
Die meisten versäumten Termine haben nichts mit bösem Willen zu tun. Der Kunde hat den Termin vergessen, falsch notiert oder dachte, er sei erst nächste Woche. Eine kurze SMS vor dem Termin löst das meiste davon, und sie wirkt nur, wenn sie jedes Mal verschickt wird, auch an den Tagen, an denen viel los ist.
In NordBooq verschickt das System die Nachrichten selbst. Sie legen fest, welche Nachrichten auf welchem Kanal verschickt werden, und dann passiert es, ohne dass jemand daran denken muss.
Warum Erinnerungen wirken
Erinnerungen gehören zu den am besten untersuchten Wegen, damit Menschen zu ihren Terminen erscheinen. Ein Cochrane-Review von Studien im Gesundheitswesen ergab, dass SMS-Erinnerungen zu mehr wahrgenommenen Terminen führten als gar keine Erinnerung und etwa genauso gut wirkten wie ein Anruf, zu geringeren Kosten pro erschienenem Patienten (Car et al., Cochrane 2012, zusammengefasst in American Family Physician 2013).
Ein Salon ist kein Krankenhaus, aber der Mechanismus ist derselbe: Die meisten, die nicht erscheinen, haben es vergessen. Wie groß die Wirkung bei Ihnen ist, hängt von Ihren Kunden ab. Schauen Sie sich deshalb Ihre eigenen Zahlen zu versäumten Terminen vorher und nachher an. Die Auswertungen in NordBooq zeigen abgesagte und nicht wahrgenommene Termine für jeden Zeitraum.
Vier Arten von Nachrichten, die automatisch verschickt werden
Der Kunde erhält eine Bestätigung, wenn der Termin gebucht ist, eine Erinnerung vor dem Termin, eine Nachricht, wenn der Termin verschoben wird, und eine Nachricht, wenn er abgesagt wird. Die Bestätigung lässt sich unterschiedlich einrichten, je nachdem, ob der Kunde selbst online gebucht hat, ob Sie den Termin am Empfang gebucht haben oder ob der AI-Telefonassistent den Anruf angenommen hat.
Für jede Nachricht wählen Sie, ob sie per SMS, per E-Mail oder auf beiden Wegen verschickt wird. Der Preis steht bei jedem Kanal, sodass Sie sehen, was eine Nachricht kostet, bevor Sie sie aktivieren.
Sie wählen, wann die Erinnerung rausgeht
Die Erinnerung wird so viele Stunden vor dem Termin verschickt, wie Sie selbst festlegen. Viele wählen den Vortag, damit der Kunde noch absagen und Sie den Termin neu vergeben können. Andere wählen bei kurzen Behandlungen denselben Morgen.
Wird der Termin verschoben, nachdem die Erinnerung verschickt wurde, geht eine neue Erinnerung für den neuen Zeitpunkt raus, damit der Kunde nicht mit zwei verschiedenen Uhrzeiten dasteht.
Ihre eigenen Worte
Die Texte schreiben Sie selbst, und das System fügt Name des Kunden, Datum, Uhrzeit, Behandlung, Mitarbeiter und den Namen des Salons ein. Haben Sie mehrere Standorte, kann die Nachricht auch Adresse und Telefonnummer des Standorts enthalten, damit der Kunde weiß, wohin er kommen und wo er anrufen soll, falls etwas dazwischenkommt.
Vor dem Speichern sehen Sie, wie die Nachricht beim Kunden aussehen wird. Soll der Kunde an etwas Besonderes denken, zum Beispiel ungeschminkt zu kommen, schreiben Sie es einfach in die Erinnerung.
So kann eine gute Erinnerung klingen
Kurz, das Wichtigste zuerst, und mit einem Ausweg, falls der Kunde nicht kommen kann. Zum Beispiel: "Hallo {fornavn}. Denken Sie an Ihren Termin für {ydelse} bei {salon} morgen um {tid} Uhr. Falls Sie nicht kommen können, rufen Sie bitte {telefon} an, dann geben wir den Termin weiter."
Der letzte Satz ist der wichtigste. Wer weiß, wie man absagt, sagt ab, statt einfach wegzubleiben, und dann kann ein anderer Kunde den Termin noch buchen.
Der Termin im eigenen Kalender des Kunden
Die Bestätigung per E-Mail enthält einen Link, über den der Kunde den Termin in den eigenen Kalender auf Handy oder Computer übernehmen kann. Dann steht der Termin dort zusammen mit allen anderen Verabredungen, und die Erinnerung ist nicht das Einzige, was an ihn denkt.
Der Kunde entscheidet über seine Nachrichten
Auf der Kundenkarte lässt sich sehen und ändern, ob der Kunde Erinnerungen per SMS und E-Mail erhalten möchte. Servicenachrichten zum eigenen Termin sind etwas anderes als Werbung: Kampagnen gehen nur an Kunden, die auf dem jeweiligen Kanal in Werbung eingewilligt haben.
Erinnerungen und Anzahlung zusammen
Für die meisten Salons reicht die Erinnerung. Bei langen oder teuren Behandlungen können Sie zusätzlich eine Anzahlungsregel festlegen, zum Beispiel nur für Behandlungen ab einem bestimmten Preis. Der Kunde sieht den Betrag und Ihren eigenen Zahlungshinweis bei der Buchung, und Sie markieren selbst, wenn das Geld eingegangen ist.
Was kostet eine SMS-Erinnerung?
In Basis kostet jede SMS 0,49 DKK (ca. 0,07 €), und E-Mails sind kostenlos. Basis kostet 59 DKK (ca. 8 €) pro Mitarbeiter im Monat bei jährlicher Zahlung. Verschickt ein Salon in Basis 200 Erinnerungen per SMS im Monat, kommen 98 DKK (ca. 13 €) hinzu.
In Team sind die Erinnerungs-SMS im Preis enthalten, egal wie viele verschickt werden. Team kostet 119 DKK (ca. 16 €) pro Mitarbeiter und Monat bei jährlicher Zahlung, oder 159 DKK (ca. 21 €) bei monatlicher Zahlung. Bestätigungen, Verschiebungen, Absagen und Kampagnen per SMS kosten in beiden Tarifen 0,49 DKK (ca. 0,07 €) pro Nachricht. Alle Preise zzgl. MwSt.
Fragen zu SMS-Erinnerungen
Wie lange vor dem Termin wird die Erinnerung verschickt?
Das legen Sie selbst in Stunden fest. Viele wählen den Vortag, damit noch Zeit bleibt, einen abgesagten Termin neu zu vergeben.
Können wir den Text selbst schreiben?
Ja. Sie schreiben den Text, und das System fügt Name, Datum, Uhrzeit, Behandlung, Mitarbeiter und den Namen des Salons ein. Vor dem Speichern sehen Sie die Nachricht so, wie der Kunde sie erhält.
Was kostet eine SMS?
In Basis kostet jede SMS 0,49 DKK zzgl. MwSt. In Team und Enterprise sind die Erinnerungs-SMS im Preis enthalten, während andere SMS 0,49 DKK kosten. E-Mails sind kostenlos.
Kann der Kunde über die Erinnerung absagen?
Der Kunde meldet sich wie gewohnt beim Salon. Schreiben Sie Ihre Telefonnummer in die Erinnerung, dann ist es ganz einfach. Direkt nach einer Online-Buchung kann der Kunde die Buchung innerhalb von zehn Minuten selbst rückgängig machen.
Bekommt der Kunde eine neue Erinnerung, wenn der Termin verschoben wird?
Ja. Wird der Termin verschoben, geht die Erinnerung zum neuen Zeitpunkt raus, und der Kunde erhält eine Nachricht über die Verschiebung, wenn Sie diese Nachricht aktiviert haben.
Kann ein Kunde Erinnerungen abbestellen?
Ja. Auf der Kundenkarte steht pro Kanal, ob der Kunde Erinnerungen per SMS und E-Mail erhalten soll.
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