Promemoria SMS che riempiono le poltrone

Perché i promemoria funzionano

I promemoria sono uno dei modi più studiati per far presentare le persone agli appuntamenti. Una revisione Cochrane di studi in ambito sanitario ha rilevato che i promemoria via SMS aumentavano le presenze rispetto a nessun promemoria e che funzionavano più o meno come una telefonata, con un costo inferiore per paziente presente (Car et al., Cochrane 2012, riassunto in American Family Physician nel 2013).

Un salone non è un ospedale, ma il meccanismo è lo stesso: la maggior parte di chi non si presenta se n'è semplicemente dimenticata. Quanto sarà grande l'effetto da te dipende dai tuoi clienti, quindi guarda i tuoi numeri sugli appuntamenti mancati prima e dopo. I report di NordBooq mostrano gli appuntamenti disdetti e mancati per ogni periodo.

Quattro tipi di messaggi che partono da soli

Il cliente riceve una conferma quando l'appuntamento è prenotato, un promemoria prima dell'appuntamento, un messaggio se l'appuntamento viene spostato e uno se viene disdetto. La conferma si può impostare in modo diverso a seconda che il cliente abbia prenotato da solo online, che l'appuntamento sia stato fissato da te alla cassa o che la chiamata sia stata gestita dall'assistente telefonico AI.

Per ogni messaggio scegli se deve partire via SMS, via e-mail o in entrambi i modi. Il prezzo è indicato accanto a ogni canale, così vedi quanto ti costa un messaggio prima di attivarlo.

Scegli tu quando parte il promemoria

Il promemoria parte quante ore prima dell'appuntamento decidi tu. Molti scelgono il giorno prima, così il cliente fa in tempo a disdire e tu fai in tempo a riempire di nuovo lo spazio. Altri scelgono la mattina stessa per i trattamenti brevi.

Se l'appuntamento viene spostato dopo l'invio del promemoria, parte un nuovo promemoria per il nuovo orario, così il cliente non si ritrova con due orari diversi.

Le tue parole

I testi li scrivi tu, e il sistema inserisce il nome del cliente, la data, l'ora, il trattamento, il collaboratore e il nome del salone. Se hai più sedi, il messaggio può includere anche l'indirizzo e il numero di telefono della sede, così il cliente sa dove andare e chi chiamare in caso di imprevisti.

Prima di salvare puoi vedere come apparirà il messaggio al cliente. Se il cliente deve ricordarsi qualcosa di particolare, per esempio di venire senza trucco, basta scriverlo nel promemoria.

Come può suonare un buon promemoria

Breve, con le informazioni importanti all'inizio e con una via d'uscita se il cliente non può venire. Per esempio: "Ciao {fornavn}. Ti ricordiamo il tuo appuntamento per {ydelse} da {salon} domani alle {tid}. Se non puoi venire, chiama il {telefon} così possiamo dare il posto a qualcun altro."

L'ultima frase è la più importante. Un cliente che sa come disdire lo fa, invece di non presentarsi e basta, e così l'appuntamento può ancora essere prenotato da qualcun altro.

L'appuntamento nel calendario del cliente

La conferma via e-mail contiene un link con cui il cliente può aggiungere l'appuntamento al proprio calendario sul telefono o sul computer. Così l'appuntamento compare insieme a tutti gli altri impegni del cliente, e il promemoria non è l'unica cosa che lo ricorda.

Il cliente decide dei propri messaggi

Sulla scheda cliente si vede e si può modificare se il cliente vuole ricevere i promemoria via SMS ed e-mail. I messaggi di servizio sul proprio appuntamento sono un'altra cosa rispetto al marketing: le campagne vengono inviate solo ai clienti che hanno dato il consenso al marketing su quel canale.

Promemoria e acconto insieme

Per la maggior parte dei saloni il promemoria basta. Per i trattamenti lunghi o costosi puoi aggiungere una regola di acconto, per esempio solo sui trattamenti sopra un certo prezzo. Il cliente vede l'importo e il tuo messaggio di pagamento al momento della prenotazione, e sei tu a segnare quando il denaro è arrivato.

Quanto costa un promemoria SMS?

In Basis ogni SMS costa 0,49 DKK (circa 0,07 €) e le e-mail sono gratuite. Basis costa 59 DKK (circa 8 €) al mese per collaboratore con pagamento annuale. Se un salone in Basis invia 200 promemoria via SMS al mese, la spesa aggiuntiva è di 98 DKK (circa 13 €).

In Team gli SMS di promemoria sono inclusi nel prezzo, indipendentemente da quanti ne invii. Team costa 119 DKK (circa 16 €) per collaboratore al mese con pagamento annuale, oppure 159 DKK (circa 21 €) al mese. Conferme, spostamenti, disdette e campagne via SMS costano 0,49 DKK (circa 0,07 €) a messaggio in entrambi i piani. Tutti i prezzi sono IVA esclusa.